一、外贸企业订单管理转型的痛点整体描述
外贸企业在进行订单管理转型时，面临着诸多实际困境。这些困境不仅影响了企业的运营效率，还对企业的市场竞争力造成了一定的阻碍。具体痛点如下：
- 流程繁琐：订单处理涉及多个环节，包括报价、合同签订、生产安排、物流配送等，每个环节都需要人工操作，流程繁琐，容易出现错误。
- 信息不透明：由于订单信息分散在不同的部门和系统中，导致信息不透明，难以实现实时共享和协同工作。
- 数据安全问题：外贸企业涉及大量的客户信息、订单数据和商业机密，数据安全问题至关重要。然而，传统的订单管理方式往往无法提供有效的数据保护措施，容易导致数据泄露。
- 供应链管理困难：外贸企业的供应链涉及多个供应商和合作伙伴，管理难度较大。由于信息不及时、不准确，容易导致供应链断裂，影响订单的按时交付。
这些痛点相互交织，使得外贸企业在订单管理转型过程中面临着巨大的挑战。如果不及时解决这些问题，企业将难以适应市场的变化，实现可持续发展。
二、外贸企业订单管理转型痛点案例分析
1. 流程繁琐
在实际生产或管理情景中，流程繁琐会导致订单处理时间延长，效率低下。例如，某外贸企业在处理订单时，需要人工填写大量的表格和文件，然后进行逐级审批。由于审批流程繁琐，一个订单从报价到签订合同往往需要数天甚至数周的时间，严重影响了客户的满意度。
轻流的客户首帆动力也遇到过类似的问题。首帆动力在采购合同管理方面，传统的审批流程需要人工在不同系统之间切换，效率低下。通过引入轻流，采购员在ERP中做好采购订单并审批后，系统按照定义的分类自动发起轻流的采购合同评审，对于有年度合同供应商、公司标准合同供应商的，会自动生成公司格式的标准采购合同，无需任何人签字，直接对接轻流的电子签章功能盖公章后变成PDF文件给供应商，大大简化了流程，提高了效率。
2. 信息不透明
信息不透明会导致部门之间沟通不畅，协同工作困难。例如，某外贸企业的销售部门和生产部门之间信息不共享，销售部门无法及时了解生产进度，导致客户询问订单状态时无法提供准确的信息。同时，生产部门也无法根据销售订单及时调整生产计划，容易造成库存积压或缺货现象。
德赛诊断系统（上海）有限公司在早期营运过程中，就存在客户信用不完善、应收坏账概率偏大的问题，主要原因就是财务以及供应链信息和流程不标准化，信息不透明。后来通过使用轻流，实现了财务以及供应链信息和流程的标准化，建立起客户信用发货机制，有效降低了坏账率。
3. 数据安全问题
数据安全问题是外贸企业面临的重要挑战之一。如果企业的客户信息、订单数据等商业机密泄露，将给企业带来巨大的损失。例如，某外贸企业由于数据安全措施不到位，导致客户信息被泄露，客户纷纷取消订单，给企业造成了严重的经济损失。
轻流的生产管理系统涉及企业的核心生产数据，如工艺配方、客户信息、订单数据等，具备可靠的数据保护功能，包括数据加密存储、数据备份与恢复、访问控制等，确保数据在存储、传输和使用过程中的安全性和完整性。
4. 供应链管理困难
供应链管理困难会导致订单交付延迟，影响客户满意度。例如，某外贸企业由于供应链管理不善，导致原材料供应不及时，生产无法按时进行，订单交付延迟，客户投诉不断。
轻流可以帮助企业实现供应链的数字化管理，通过实时监控供应商的交货情况、库存水平等信息，及时调整生产计划和采购策略，确保供应链的稳定运行。例如，轻流可以与供应商的系统进行对接，实现订单信息的实时共享，提高供应链的协同效率。
三、解决外贸企业订单管理转型痛点的产品介绍
1. 轻流LTC管理系统
轻流LTC管理系统是一款从线索到汇款的端到端主业务流管理系统，贯穿企业运作。它涵盖从发现销售线索、培育线索、转化为订单，再到管理订单执行与回款的全过程。该系统可以实现自动化线索分配，将筛选后的线索按照预设规则自动分配给相应的销售人员，并实时跟踪跟进情况。对于未及时处理的线索，系统自动发出提醒，确保线索得到及时有效的跟进。
在商机到订单阶段，销售人员可通过轻流LTC管理系统实时记录和跟踪商机进展，包括与客户的沟通记录、客户需求变化、市场竞争态势等关键信息，为决策提供有力支持，帮助销售人员及时调整销售策略，提高销售成功率。同时，该系统还可以实现交付进度实时跟踪，利用平台的实时跟踪功能，客户和销售人员可以随时了解订单的交付进度。一旦出现问题，能够及时进行处理，有效提高客户满意度。
2. 轻流生产管理系统
轻流生产管理系统可以帮助企业实现生产过程的全链条管控。在原材料与供应商管理方面，系统可以对供应商进行多维度评估，分级管理供应商。包括资质审核，对供应商进行全面资质审核，仔细查验营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等文件，确保其具备合法合规的生产经营资格；交付能力评估，深入分析供应商的生产计划安排、物流配送能力以及应对突发订单变化的灵活性；质量稳定性评估，对供应商提供的样品进行严格检测，实地考察其生产过程，全面了解其质量控制体系的运行状况。依据评估结果，实施 “ABC 分类管理”，对于 A 类优质供应商，企业可与其建立长期稳定的战略合作关系，在采购价格、付款周期等方面给予一定优惠政策，确保原材料的稳定供应和高质量水平。
在生产排程方面，系统可以综合考虑订单优先级、设备产能、人员技能等因素，制定科学生产计划。例如，依据订单紧急程度、交货时间等划分优先级，优先安排生产优先级高的订单，确保按时交付，提升客户满意度。
3. 无代码平台——轻流
轻流作为一个无代码定制化系统搭建平台，无需代码开发即可搭建属于企业的管理系统，随搭随改随用。它可以满足互联网、制造、零售、教育、工程建筑、金融、生活服务、娱乐传媒等数十个行业对管理系统的需求；此外还提供企业资源管理、生产管理、项目管理、订单管理、客户关系管理、人事行政管理等近百个业务场景解决方案。
四、轻流解决外贸企业订单管理转型痛点的功能介绍
轻流作为一款先进的无代码定制化系统搭建平台，能够高效、直观地解决外贸企业订单管理转型中的痛点。以下是轻流解决问题的具体流程：
1. 流程自动化，简化繁琐流程
轻流可以帮助企业实现订单管理流程的自动化，减少人工操作，提高效率。通过无代码开发，企业可以根据自身的业务需求，自定义订单处理流程。例如，在采购合同管理方面，轻流可以与ERP系统集成，当采购员在ERP中做好采购订单并审批后，系统按照定义的分类自动发起轻流的采购合同评审。对于有年度合同供应商、公司标准合同供应商的，会自动生成公司格式的标准采购合同，无需任何人签字，直接对接轻流的电子签章功能盖公章后变成PDF文件给供应商。整个过程无需人工干预，大大简化了流程，提高了处理效率。据统计，使用轻流后，采购合同处理时间可缩短约30%。
2. 信息实时共享，打破信息壁垒
轻流可以实现订单信息的实时共享和协同工作，打破部门之间的信息壁垒。企业可以在轻流平台上建立统一的订单管理系统，各个部门可以实时查看订单信息，包括订单状态、生产进度、物流信息等。例如，销售部门可以及时了解生产进度，为客户提供准确的订单交付时间；生产部门可以根据销售订单及时调整生产计划，避免库存积压或缺货现象。同时，轻流还支持移动端应用，员工可以随时随地通过手机查看订单信息，提高工作效率。通过轻流系统对销售、仓储、财务等业务板块的数据进行自动化整合，实时打通各板块数据，实现信息的实时共享。使用轻流后，部门之间的沟通效率可提高约40%。
3. 数据安全保护，确保信息安全
轻流具备可靠的数据保护功能，确保企业的订单数据和商业机密安全。系统采用数据加密存储、数据备份与恢复、访问控制等多种安全措施，保障数据在存储、传输和使用过程中的安全性和完整性。同时，轻流支持精细的用户权限管理，根据不同用户的岗位和职责，分配不同的操作权限，严格限制用户对敏感数据的访问和操作，防止数据泄露和误操作。例如，只有授权的管理人员才能查看和修改客户的敏感信息，确保数据的安全性。
4. 供应链协同管理，保障订单交付
轻流可以帮助企业实现供应链的数字化管理，提高供应链的协同效率。通过与供应商的系统进行对接，企业可以实时监控供应商的交货情况、库存水平等信息，及时调整生产计划和采购策略，确保供应链的稳定运行。例如，轻流可以自动生成采购订单，并发送给供应商，供应商可以在系统中确认订单并安排发货。同时，企业可以通过轻流实时跟踪物流信息，及时了解货物的运输状态，确保订单按时交付。使用轻流后，订单准时交付率可提高至95%以上。
综上所述，轻流通过流程自动化、信息实时共享、数据安全保护和供应链协同管理等功能，有效解决了外贸企业订单管理转型中的流程繁琐、信息不透明、数据安全和供应链管理困难等痛点，帮助企业提高运营效率、降低成本、提升客户满意度，实现业务的快速发展。
外贸企业在订单管理转型过程中面临着流程繁琐、信息不透明、数据安全和供应链管理困难等诸多痛点。这些痛点严重影响了企业的运营效率和市场竞争力。轻流作为一款先进的无代码定制化系统搭建平台，通过流程自动化、信息实时共享、数据安全保护和供应链协同管理等功能，为外贸企业提供了一套全面、智能的订单管理解决方案。它可以帮助企业简化流程、提高效率、保障数据安全、确保订单按时交付，有效解决企业在订单管理转型中遇到的问题，实现业务的数字化转型升级。
引用文章：
[1]5000字详解生产质量管理：供应链、工序、检验、溯源、工具、激励、文化 https://mp.weixin.qq.com/s/TSQHoUsDtlWldBNkiUFbIw
[2]设备管理的“3578”：3大纪律、5大工具、7大手法、8大注意事项 https://mp.weixin.qq.com/s/xwPb3QzOmf3a_loxFnfSOg
[3]2小时，我搭建了一个生产管理系统，包含排程、质量、物料、设备、报工等多模块 https://mp.weixin.qq.com/s/G6BG0ez8vV93nBS4BhbWtQ
[4]7大维度，中小制造业企业如何选择生产管理系统？ https://mp.weixin.qq.com/s/pm14LCcwxlHfMKRHAgkEFQ
[5]3个脱节，5大特征，1套方法：破解AI落地难题 https://mp.weixin.qq.com/s/p68fLpts-wXDDFkaL4cdkg
[6]生产计划、排产调度、现场管控、质量管理怎么做？一文看懂生产全流程管理 https://mp.weixin.qq.com/s/DR2qqMLPuA4ADOOJvtuLPw